Caso de éxito — Universidad El Bosque + Colokial (Oracle Cloud)
Fecha: Febrero 2025
Cliente: Universidad El Bosque
Industria: Educación Superior (entidad sin ánimo de lucro)
País/Región: Colombia
Solución: Colokial (SaaS)
Tecnología base: Oracle Cloud; OCI Compute/OKE/Functions, API Gateway; integra con Oracle E-Business Suite (EBS) y Oracle Fusion Cloud ERP.
El desafío
La Universidad El Bosque elaboraba los reportes de información exógena (DIAN y distrital) y el balance por terceros de forma manual, con altos tiempos de preparación, riesgo operativo y demoras que impactaban la validación y el control previo al entregable.
Resumen
Universidad El Bosque automatizó la generación de información exógena nacional y distrital, y el balance por terceros, con Colokial. El proyecto redujo en ~90% el tiempo de elaboración de exógena y acortó ~30 días las tareas asociadas, habilitando más análisis y validación antes del entregable final.
La solución
Colokial, solución SaaS de ITERIA creada y operada en Oracle Cloud, complementa EBS y Oracle Fusion Cloud ERP para cumplir con las exigencias fiscales colombianas. La plataforma orquesta microservicios y APIs y se entrega con prácticas de CI/CD, garantizando agilidad de cambios y trazabilidad. La interfaz guía al usuario en una secuencia clara para cargar, validar y generar los archivos requeridos.
Alcance y módulos implementados
- Medios Magnéticos DIAN (archivos XML de información exógena nacional)
- Medios Magnéticos Distritales (principales ciudades de Colombia)
- Contabilidad por Terceros (saldos, balance y consulta de movimientos por NIT/tercero)
- Documento Soporte (numeración y almacenamiento, en proceso de implementación conforme a DIAN)
- Conectores y capa media para integrar el ERP con cualquier operador tecnológico autorizado de Facturación Electrónica
- Módulos adicionales disponibles: Hoja de Vida de Activos Fijos, Pagos Electrónicos, entre otros
Resultados
- 90% de mejora en el tiempo de elaboración de exógena
- ~30 días menos en ejecución de tareas relacionadas
- Automatización del balance por terceros y de los archivos de Medios Magnéticos (nacional y distrital)
- Mayor capacidad de análisis y validación antes del entregable
Testimonio
“El indicador de tiempo de elaboración de exógena mejoró en un 90%, optimizando los tiempos para la obtención y generación correcta de la información exógena, permitiendo así un análisis y validación adicional al entregable. Consideramos que el uso de esta herramienta reúne las características (fácil, amigable e intuitiva), gracias a su diseño nos permite ir explorando paso a paso de forma acertada.
La interfaz de usuario tiene una organización secuencial para alimentar la información, el cual es de fácil entendimiento, acceso y práctico. Teniendo en cuenta que el flujo del proceso sigue una secuencia haciendo que este sea claro y entendible.
Consideramos una reducción de 30 días aproximadamente, respecto a la ejecución de tareas con los módulos de Colokial”.
“Teniendo en cuenta que Colokial es una herramienta con un diseño práctico, la navegación y exploración de esta es ágil y correcta.”
“Gracias a los servicios de consultoría funcional de Iteria, conocimos COLOKIAL y gracias a su buen desempeño e integración con Oracle ERP Cloud, obtuvimos resultados satisfactorios”.
Institución de Educación Superior con oferta de pregrado y posgrado (Especializaciones, Maestrías, Doctorados y Posdoctorados) en Colombia.